รายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ.2000

แบบ 57 (Y2K) แบบรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหา ปี ค.ศ.2000 บริษัท ภัทรลิสซิ่ง จำกัด (มหาชน) ประกอบธุรกิจหลักประเภท ให้เช่าทรัพย์สินแบบลิสซิ่ง โดยมีสำนักงานใหญ่ที่ 252/6 ชั้น 29 อาคารสำนักงานเมืองไทย-ภัทร 1 ถนนรัชดาภิเษก เขตห้วยขวาง กรุงเทพมหานคร โทรศัพท์ 693-2288 โทรสาร 693-2299 ขอรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 ครั้งที่ 2 ข้อมูลสิ้นสุด ณ วันที่ 30 กันยายน 2541 การเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 1. การวิเคราะห์และการประเมินผลกระทบ บริษัท ได้ว่าจ้างกับบริษัท โปรเกรส ซอฟท์แวร์ จำกัด เพื่อเป็นที่ปรึกษาทางเทคโนโลยี สารสนเทศ และดำเนินการ เตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 โดยอยู่ภายใต้ความดูแลของ นางบัญจรัตน์ สุหฤทดำรง สำนักพัฒนา ธุรกิจและเทคโนโลยี ได้เริ่มดำเนินการในโครงการดังกล่าวโดยการสร้างความเข้าใจแก่บุคคลากรและประเมินผลกระทบ ตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2541 การศึกษาและประเมินผลกระทบ แบ่งหมวดหมู่ได้ดังนี้ 1. เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่อเชื่อม (Hardware) 2. ระบบงาน ระบบปฏิบัติการ ระบบจัดการฐานข้อมูล และซอฟท์แวร์อื่นๆ (Software) 3. ระบบงานเชื่อมโยงกับภายนอก (Trading Partners) 4. เครื่องมือเครื่องใช้ และระบบอื่นที่ไม่เกี่ยวกับงานคอมพิวเตอร์ (Non-IT Systems, Facilities and Equipment) 2. ผลกระทบของปัญหาปี ค.ศ. 2000 ต่อการดำเนินธุรกิจ 2.1 ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อระบบคอมพิวเตอร์และระบบจัดการภายใน ผลกระทบจะเกิดจากระบบที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ "วันที่" ซึ่งรวมถึงระบบคอมพิวเตอร์ทุกรูปแบบ ทั้งด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ทั้งที่บริษัทพัฒนาขึ้นเองและซื้อจากผู้อื่น รวมถึงระบบงานที่เกี่ยวข้องกับเครื่องมือที่มีไมโครโปรเซสเซอร์ควบคุม ผลของการประเมิน ณ วันที่ 30 กันยายน 2541 เป็นดังนี้ 2.1.1 เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่อเชื่อม (Hardware) จำนวน รองรับ Y2K ได้ รองรับ Y2K ได้ แบบไม่สามารถรองรับได้ มีเงื่อนไข หรือยังไม่ทราบผล คอมพิวเตอร์แม่ข่าย 3 3 - - คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล 54 25 29 - อุปกรณ์ต่อเชื่อม และอื่นๆ 63 42 - 21 คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลบางส่วน จะรองรับปีค.ศ.2000 ได้เมื่อมีการดำเนินการแก้ไข (Manual Set) อุปกรณ์ต่อ เชื่อมที่อยู่ระหว่างการหาข้อมูลจากผู้จำหน่ายได้แก่ อุปกรณ์สำรองไฟสำหรับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล จำนวน 21 รายการ บริษัทฯ คาดว่าโอกาสเกิดผลกระทบที่เกิดขึ้นจากรายการนี้มีไม่มากนัก 2.1.2 ระบบงาน ระบบปฏิบัติการ ระบบจัดการฐานข้อมูล และซอฟท์แวร์อื่นๆ (Software) จำนวน รองรับ Y2K ได้ รองรับ Y2K ได้ แบบ ไม่สามารถรองรับได้ มีเงื่อนไข หรือยังไม่ทราบผล ระบบงานซื้อจากภายนอก 7 7 - - ระบบงานที่พัฒนาเอง 6 - - 4 ระบบจัดการฐานข้อมูล 4 4 - - ระบบปฏิบัติการ และ 10 4 3 3 System Software อื่นๆ อื่นๆ 11 4 5 2 ระบบงานที่บริษัทฯพัฒนาเอง ส่วนใหญ่เป็นระบบเพื่อออกรายงาน ซึ่งมีความซับซ้อนและความสำคัญไม่มาก ซึ่ง ส่วนหนึ่งบริษัทฯ จะได้ปรับปรุงแก้ไขได้ และบางส่วนจะถูกแทนที่โดยระบบใหม่ซึ่งอยู่ระหว่างการนำมาใช้ ในรายการที่จัดซื้อจากภายนอก ที่ยังไม่สามารถรองรับปีค.ศ.2000 ได้ หรือ รองรับได้ไม่สมบูรณ์ บริษัทฯ กำหนด ให้มีการปรับปรุง (Upgrade) ไปยัง Version ที่สามารถรองรับปี ค.ศ.2000 ได้หรือใช้รายการอื่นทดแทน 2.1.3 ระบบงานเชื่อมโยงกับภายนอก (Trading Partners) บริษัทฯ มีการจัดส่งและรับข้อมูลทางอิเลคโทรนิคส์ (Interface) และ/หรือ Online อยู่ 7 ประเภท ซึ่งจำแนกได้ดังนี้ - เป็นการส่งข้อมูลทาง Diskette และไม่เกี่ยวข้องกับวันที่ จำนวน 3 รายการ - เป็นการรับข้อมูล OnLine และวันที่ไม่ได้เป็นสาระสำคัญ จำนวน 2 รายการ - เป็นการส่งข้อมูล OnLine และวันที่ไม่ได้เป็นสาระสำคัญ จำนวน 1 รายการ - เป็นการรับและส่งข้อมูล OnLine ซึ่งวันที่อาจมีสาระสำคัญ จำนวน 1 รายการ ได้แก่ ระบบ Video Banking ซึ่ง เป็นระบบที่พัฒนาโดยคู่ค้าที่ส่งข้อมูลระหว่างกัน (Trading Partner) และได้รับการชี้แจงว่าระบบดังกล่าวไม่ สามารถรองรับปี ค.ศ. 2000 ได้ แต่อยู่ระหว่างดำเนินการพัฒนาระบบใหม่ เพื่อนำมาใช้ทดแทนให้ในช่วงปีหน้า อย่างไรก็ตามบริษัทประเมิณว่าหากคู่ค้าไม่สามารถแก้ไขระบบให้เสร็จทันเวลา ผลกระทบจากรายการนี้จะไม่มีนัย สำคัญนัก เนื่องจากสามารถใช้วิธีการอื่นรับและส่งข้อมูลแทนได้ 2.1.4 เครื่องมือเครื่องใช้ และระบบอื่นที่ไม่เกี่ยวกับงานคอมพิวเตอร์ (Non-IT Systems, Facilities and Equipment) จำนวน รองรับ Y2K ได้ รองรับ Y2K ได้ แบบ ไม่สามารถรองรับได้ มีเงื่อนไข หรือยังไม่ทราบผล เครื่องมือเครื่องใช้ และ 18 9 1 8 ระบบอื่นที่ไม่เกี่ยวกับงาน คอมพิวเตอร์ นอกเหนือจากการยืนยันผลการทดสอบเพื่อรองรับปี ค.ศ.2000 จากผู้ขายแล้ว บริษัทฯจะทำการทดสอบระบบ งานต่างๆ ว่าสามารถทำงานได้อย่างเป็นปกติ กับคอมพิวเตอร์ และระบบปฏิบัติการ อย่างละเอียด เพื่อตรวจสอบเพื่อยืน ยันความมั่นใจลดโอกาสเสี่ยงต่อผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นโดยมิได้คาดคิด 2.2 ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อการดำเนินธุรกิจโดยทั่วไป ถึงแม้พบว่ามีโอกาสที่จะได้รับผลกระทบจากขั้นตอน 2.1 เกิดขึ้นได้ เช่นคอมพิวเตอร์หรือระบบงานขัดข้องไม่ สามารถบริการลูกค้าได้ หรือให้บริการได้ล่าช้า หรือประมวลผลข้อมูลผิดพลาด เป็นต้น บริษัทคาดหวังว่าจะสามารถ แก้ไข/ป้องกันได้ทันตามแผนงาน อย่างไรก็ดี เพื่อความมั่นใจและป้องกันความผิดพลาด บริษัทฯจะทำแผนรองรับในกรณี ฉุกเฉินไว้ด้วย 2.3 ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากปัจจัยภายนอกต่างๆ จากขั้นตอนการประเมิน พบว่ามีโอกาสเกิดผลกระทบจากการรับ/ส่งข้อมูลจาก/ไปยังภายนอกค่อนข้างน้อย ดังที่ ได้กล่าวในข้อ 2.1.3 ผลกระทบอันเกิดจากลูกค้าของบริษัทได้รับความเสียหายจากปัญหาปี ค.ศ. 2000 มีโอกาสเกิดขึ้นได้ อย่างไรก็ ตาม เนื่องจากจำนวนลูกค้าของบริษัทมีเป็นจำนวนมาก มิได้มีรายใดเป็นรายหลัก และมีประเภทธุรกิจต่างๆกัน ดังนั้นผล กระทบไม่น่าจะมีมากนัก ในขณะนี้พบว่าบรรดาลูกค้า เจ้าหนี้ และคู่ค้าอื่นๆ ของบริษัทได้ตระหนักถึงผลกระทบของปี ค.ศ. 2000 แล้ว 3. แผนงานในการแก้ปัญหา 3.1 แนวทางและวิธีการ คณะกรรมการพัฒนาเทคโนโลยีและระบบงานของบริษัท ได้มีมติแต่งตั้งให้ บริษัท โปรเกรส ซอฟท์แวร์ จำกัด เป็นที่ปรึกษาและดำเนินการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 หน่วยงานรับผิดชอบได้แก่สำนักพัฒนา ธุรกิจและเทคโนโลยี โดยนางบัญจรัตน์ สุหฤทดำรง และนายประทีป ดีศรีศักดิ์ นอกหนือจากนี้ยังประกอบด้วยผู้ดูแล ระบบงานและตัวแทนผู้ใช้ระบบงานจากหน่วยงานต่างๆที่เกี่ยวข้อง เพื่อดำเนินการออกแบบจำลองสถานะการณ์และ ทดสอบ โดยจะใช้ "ค่าวันที่" ที่ใช้ทดสอบระบบงานที่มีโอกาสเสี่ยงสูง (High Risk Dates) ตามมาตรฐานของสากล ระดับของการทดสอบ จำแนกได้ดังนี้ 3.1.1 Unit Test 3.1.2 System Test 3.1.3 User Acceptance Test 3.1.4 Integration Test การทดสอบระบบงาน จะได้ดำเนินการทดสอบทั้งระบบงานที่บริษัทฯพัฒนาเอง และระบบงานที่ซื้อจากภายนอก 3.2 ขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา ขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาได้ถูกปรับเปลี่ยน และขยายกำหนดเวลาออกไปอีก 1 ไตรมาสให้เหมาะสมกับสภาพ งาน ดังต่อไปนี้ ขั้นตอนที่ 1 Awareness and Assessment กรกฎาคม 2541 - สิงหาคม 2541 สร้างความตื่นตัวให้กับองค์กร และ ประเมินผลกระทบอันเกิดจากปีค.ศ.2000 จัดทำรายการ/จำนวนของระบบ/อุปกรณ์ วิเคราะห์กระบวนการ ขั้นตอนธุรกิจ และระบบที่สนับสนุนกระบวนธุรกิจดังกล่าว จัดลำดับความสำคัญ รวมถึงจัดทำแผน งาน/กิจกรรมที่ต้องดำเนินการของโครงการนี้ ขั้นตอนที่ 2 Renovation/Testing and Validation กันยายน 2541 - มกราคม 2542 ทดสอบ แก้ไข เพิ่มเติม หรือเปลี่ยนใหม่ ระบบงาน ฐานข้อมูล ฮาดแวร์ และอุปกรณ์ต่อเชื่อม และอื่นที่ไม่สามารถรองรับปี ค.ศ. 2000 ได้ รวมถึงทดสอบการทำงานหลังจากการดำเนินการดังกล่าว ขั้นตอนที่ 3 Contingency Plan กุมภาพันธ์ 2542 วางแผนฉุกเฉิน/แผนสำรอง ขั้นตอนที่ 4 Implemetation มีนาคม 2542 การนำไปใช้จริง 3.3 ค่าใช้จ่าย ประมาณว่าจะมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมความพร้อมเพื่อให้รองรับ ปี ค.ศ. 2000 ได้ ประมาณ 2 ล้าน บาท ซึ่งส่วนหนึ่งประกอบด้วยค่าที่ปรึกษาในการเตรียมความพร้อม 3.4 แผนฉุกเฉิน/แผนสำรอง เพื่อป้องกันความผิดพลาดอันอาจไม่คาดคิด และเพื่อความมั่นใจว่าบริษัทฯจะสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้จาก ผลกระทบอันจะเกิดจากปีค.ศ.2000 บริษัทฯกำหนดให้มีการจัดทำแผนฉุกเฉิน/แผนสำรอง โดยคำนึงถึงลำดับความสำคัญ ที่มีผลกระทบต่อธุรกิจ แผนดังกล่าวจะเป็นแผนงานที่ชัดเจนและได้ซักซ้อมผู้เกี่ยวข้องเพื่อความเข้าใจและสามารถปฏิบัติ ได้เมื่อมีความจำเป็น 4. การดำเนินการแก้ไขปัญหาของบริษัทในปัจจุบัน ขณะนี้ขั้นตอนที่ 1 (Assessment) ได้แล้วเสร็จ และอยู่ในขั้นตอนที่ 2 (Renovation/Testing and Validation) ซึ่งบริษัทฯได้ปรับปรุง แก้ไข เปลี่ยนแปลง ระบบงานเพื่อให้สามารถรองรับปี ค.ศ.2000 ได้จำนวนหนึ่ง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จนถึงขณะนี้ประมาณ 300,000 บาท 5. บทวิเคราะห์และคำอธิบายของฝ่ายบริหาร บริษัทได้ตระหนักถึงผลกระทบอันเกิดจาก ปี ค.ศ.2000 ต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท และในช่วงที่ผ่านมา ได้ ถือเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญในการจัดหาระบบคอมพิวเตอร์ทุกรูปแบบ ทั้งระบบงาน ซอฟท์แวร์ และฮาร์ดแวร์ ดังนั้น ระบบส่วนใหญ่ของบริษัทจึงสามารถรองรับปี ค.ศ. 2000 ได้ สำหรับระบบที่ต้องการการแก้ไข/ดัดแปลงได้ถูกกำหนดให้ ดำเนินการภายในสิ้นปีนี้ และได้กำหนดให้มีการวางแผนสำรองเพื่อรองรับในกรณีฉุกเฉินด้วย อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การ ดำเนินการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีมาตรฐานตามหลักสากล บริษัทจึงได้แต่งตั้งให้ บริษัท โปรเกรส ซอฟท์แวร์ จำกัด เป็นที่ปรึกษา และดำเนินการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 ตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2541 บริษัท คาดว่าบริษัทจะเตรียมความพร้อมได้โดยสมบูรณ์ภายในเดือนมิถุนายน 2542 ข้าพเจ้าได้ตรวจสอบข้อความและข้อมูลในแบบรายงานฉบับนี้แล้ว ขอรับรองว่าข้อความและข้อมูลดังกล่าวถูก ต้องครบถ้วน ไม่เป็นเท็จ ไม่ทำให้ผู้อื่นสำคัญผิดหรือขาดข้อความที่ควรต้องแจ้งในสาระสำคัญอันอาจทำให้ผู้ถือหรือผู้เข้า ซื้อหลักทรัพย์เสียหาย ในกรณีนี้ เพื่อเป็นหลักฐานว่าเอกสารทั้งหมดเป็นเอกสารที่ข้าพเจ้าได้รับรองความถูกต้องที่เป็นชุดเดียวกัน ข้าพเจ้าได้มอบหมายให้ นางบัญจรัตน์ สุหฤทดำรง เป็นผู้ลงลายมือชื่อกำกับเอกสารนี้ไว้ทุกหน้าด้วย หากเอกสารใดไม่มี ลายมือชื่อของ นางบัญจรัตน์ สุหฤทดำรง กำกับไว้ ข้าพเจ้าจะถือว่าไม่ใช่ข้อมูลที่ข้าพเจ้าได้รับรองความถูกต้องของข้อมูลไว้ ชื่อ ตำแหน่ง ลายมือชื่อ 1. นายบัณฑูร ล่ำซำ ประธานกรรมการ ……………………………………… 2. นายวิศาล คงคา กรรมการ ……………………………………… 3. นายวินัย บุณยรัตพันธุ์ กรรมการ ……………………………………… 4. นายลักษมันตร์ บุนนาค กรรมการ ……………………………………… 5. นายเกริกชัย ศิริภักดี กรรมการผู้จัดการ ……………………………………… ผู้รับมอบอำนาจ ชื่อ ตำแหน่ง ลายมือชื่อ นางบัญจรัตน์ สุหฤทดำรง ผู้อำนวยการ ……………………………………… สำนักพัฒนาธุรกิจและเทคโนโลยี